Clipper Group – fra lokalt til globalt overblik

UDFORDRINGEN

Clippers  tidligere HR system var ikke bare dyrt, men havde også en kedelig brugergrænseflade. Det betød, at Clipper brugte for meget tid og for mange ressourcer på at indsamle og bearbejde data.

PROCESSEN

Clipper oplevede overgangen fra deres tidligere HR system til CUBES som hurtig og let, samtidig med at de fik implementeret en række forbedringer undervejs. Det betyder blandt andet, at Clipper i dag klarer sig med færre systemer.

RESULTATET

For Clipper var implementeringen af CUBES det første skridt mod global HR og konsolidering af alle master data. Det har givet dem et helt nyt overblik, og styrkede hele organisationen.

"CUBES Software har styrket organisationen. De lokale ledere kender deres rolle, og lederne i Danmark har et meget bedre overblik over, hvilke globale ressourcer de kan trække på." 

- Lars Holm, HR Business Manager

Om CLIPPER

Clipper er en af verdens største og globale tørlastskibsejere og operatører.

Clipper har kommercielt hovedkontor i København og har ca. 230 medarbejdere fordelt over ni lande og fire kontinenter i hele verdenen.

Med CUBES HR har Clipper fået styr på alle master data. Det har givet fokus på analyse frem for databearbejdning, præcis rapportering, visualisering af organisationsstrukturen og overblik over organisationen både lokalt og globalt.
Omkostningsfuldt, dårligt interface og alt for mange ressourcer på indsamling og bearbejdning af data. Det var nogle af de udfordringer Clipper Group stod med, da de i 2012 skulle opdatere deres daværende HR-system. Løsningen var imidlertid enkel. CUBES Software levede op til de krav, Clipper Group satte.”Vi stod med et IT-system, som var ekstremt dyrt. Hver gang der kom en ny version, skulle vi betale store omkostninger i forbindelse med udvikling af systemet og bagefter tilpasning af  designet. Da vi hørte om CUBES Software var det i høj grad Software-as-a-Service-tankegangen, SaaS, som tiltalte os. Samtidig var det langt billigere at vedligeholde, fordi det kun var brugerfladen, som vi skulle ændre på,” siger HR Business Manager, Lars Holm, som påpeger, at transaktionen fra det tidligere HR-system til CUBES Software ikke alene gled let, men også skabte mulighed for at implementere en række forbedringer.
 

Præcis rapportering

CUBES har betydet, at Clipper Group har fået færre systemer, hvilket har mindsket risikoen for fejl. I modsætning til tidligere opdaterer Clipper Group i dag kun oplysninger ét sted. ”Nu kan vi koncentrere os mere om at analysere data frem for at bruge ressourcer på at bearbejde dem.  Samtidig er vi sikre på, at vi har alle data, og at rapporteringen er præcis, fordi systemet automatisk sender en e-mail alert, hvis der mangler data. Det ville vi slet ikke have haft mulighed for at opdage med det gamle system,” siger Lars Holm.
 
Clipper Group har med CUBES fraværsmodul også fået større overblik over, hvilke medarbejdere der er fraværende. Systemet opdaterer dagligt, hvem der har ferie, er på forældreorlov eller er ude at rejse. Både ledere og medarbejdere har i høj grad taget systemet til sig. Hvor de før kun brugte HR-systemet én gang om året i forbindelse med opdatering af deres MUS-samtale, så er barrieren med et ulogisk brugerinterface nu fjernet. ”Deres oplevelse er helt klart positiv, fordi systemet er meget nemt at bruge, og de nu selv kan hente en række oplysninger,” siger Lars Holm. Eksempelvis kan man altid se, hvor meget ferie man har til gode eller finde interne oplysninger på kollegaer eller ledere i andre afdelinger eller lande. For lederne betyder det blandt andet, at de ikke længere skal kontakte HR-afdelingen, hvis de skal have oplysninger om, hvor meget deres medarbejdere tjener, ansættelsestidspunkt, eller hvordan lønudviklingen har udviklet sig det seneste år. CUBES gør det muligt at visualisere lønomkostninger for den enkelte leder i hans afdeling. Det kan lederen slå op med ganske få klik.
 

Visualisering af organisationsstruktur

Hos Clipper Group får CUBES særlig stor ros for, at organisationsstrukturen er blevet visuel. Det betyder, at det nu er muligt at se Clipper Groups overordnet mål, de forskellige forretningsområders mål, målene for de enkelte afdelinger og medarbejdernes mål i en og samme organisationsstruktur. ”Det er et utroligt stærkt værktøj. Pludselig forstår den enkelte medarbejder betydningen af sin rolle i virksomheden, og hvad der skal til for, at virksomheden kan opfylde sine overordnede mål,” siger Lars Holm.
 

Globalt overblik

CUBES er samtidig første skridt på vejen mod Global Human Relations og konsolidering af Clipper Groups master data. Det betyder, at det er blevet nemmere at overskue forretningen, og at Clipper Groups direkte hierarki er blevet mere synligt. ”Der er ingen tvivl om, at CUBES har givet et helt andet overblik over Clipper Group på verdensplan. Det har givet en øget forståelse for, hvem der løser opgaver for hvem på tværs af landegrænser. Det har styrket organisationen på den måde, at de lokale ledere kender deres rolle, og det har givet lederne i København meget bedre overblik over, hvilke ressourcer de kan trække på globalt,” siger Lars Holm og fortæller, at Clipper Group også overvejer at integrere HR-systemet med et nyt rekrutteringssystem.