CUBES HR gør det muligt for din virksomhed at leve op til GDPR-kravene for opbevaring af medarbejderdata

  • Få styr på GDPR og HR-compliance med CUBES HR
  • Få samlet alle dine medarbejderdata under ét samlet og sikkert GDPR-compliant system
  • Vi sikrer, at I altid kan dokumentere og fremvise jeres databehandling, processer og dataflows
  • Skræddersy CUBES´ slette- og anonymiseringsfunktion til din virksomheds behov og juridiske aspekter
  • CUBES HR gør det muligt for jer at leve op til EU's persondataforordning

CUBES' slette- og anonymiseringsfunktion

CUBES Software leverer en løsning på GDPR-udfordringen, hvor I nemt anonymiserer og sletter medarbejderdata, så registrerede personer ikke længere kan identificeres i systemet. Med CUBES’ slette- og anonymiseringsfunktion behøver I ikke at miste vigtige HR-data til analyseformål, og for virksomheder og organisationer, der sætter værdien af historiske data højt og samtidig ønsker den bedst mulige fjernelse af personhenførbare data, findes der gode løsninger som blandt andet omfatter:

  • Total anonymisering af persondata (personhenføre data erstattes med dummy-data, og der er ikke mulighed for genskabelse), men bevarelse af køn, alder, type og kontekstafhængig af, hvilken lovgivning  der berører den pågældende medarbejder
  • Personer, der er fratrådt, men stadig er underlagt lovgivningskrav, gøres usynlige for alle undtagen for eksempel én juridisk ansvarlig
  • Brug af dynamiske dokumenter, som arver data (dvs. anonymiseres samtidig med personen)
  • Central styring af persondata anvendt i tilknyttede systemer (alle personoplysninger slettes synkront, idet statistiske oplysninger bevares centralt og anonymiseret)
  • Statiske dokumenter fremsendes altid til en sikker ekstern kilde – for eksempel e-Boks, hvorefter central kopi kan slettes
  • Data i databasen krypteres uden adgang for IT

Det sikreste og bedste

I forhold til EU’s Persondataforordning er den helt centrale opgave for virksomheden at få planlagt processer, der sikrer bedst mulig databeskyttelse. Derfor skal I tænke jer om, inden strategiske data bliver slettet for evigt.

GDPR behøver imidlertid ikke at betyde, at HR-ledelse sker i blinde. Det kræver dog, at topledelsen involverer sig i, hvordan dette dilemma løses, fordi HR, Juridisk afdeling og IT ofte vil vælge ”sletningsmetoden”, da den er nemmest og billigst – men det er ikke nødvendigvis den sikreste og bedste metode. CUBES HR tilbyder derfor sin helt egen og unikke slette- og anonymiseringsfunktion, som skræddersys efter jeres behov, hvilket giver den bedste brugeroplevelse.

Kontakt CUBES i dag og lad os hjælpe jer videre med at leve op til GDPR-kravene i et samlet digitaliseret HR-system.

DATAFLOW OG INTEGRATIONER

CUBES HR er et masterdata management system og fungerer som et data warehouse for alle medarbejdernes stamdata. Systemet er altid opdateret med de nyeste data, og kan derfor føde data til andre systemer. Vi kan hjælpe jer med at skabe og dokumentere en holdbar IT-infrastruktur, så I altid har styr på, hvordan data flyder mellem jeres systemer.

CUBES har en enkel og unik AD-integration, der kan spare mange ressourcer hos IT, da CUBES HR automatisk kan opdatere data i AD. Vi kan indlæse og levere data i alle formater, hvilket gør det enklere at integrere til andre systemer. Det kan laves gennem automatiske integrationer eller rapporter, som sendes mellem systemerne. På nuværende tidspunkt har vi udarbejdet integrationer med bl.a. Lessor, HR Manager, Emply, SAP og Bluegarden.

MASTER DATA

Med CUBES får I styr på jeres medarbejders informationer og et unikt overblik over kvaliteten af jeres master data. Her kan I hurtigt se, hvor der mangler data og udfylde hullerne med det samme. Samtidig har medarbejderne mulighed for at tage ansvar for deres egne data med vores self-service koncept. Det vil sige, at alle har mulighed for at rette og se præcis de data, der er relevante for dem.

SYSTEMSTRUKTUR

Grundstenen i CUBES er ‘Det Intelligente Organisationsdiagram’, der er en vigtig del af HR compliance. Strukturen i systemet er unik, fordi den er opbygget gennem relationer mellem personer, afdelinger og firmaer. Det vil sige, at når I ændrer en relation ét sted i systemet, vil det afspejle sig i hele systemet. Organisationsstrukturen er interaktiv og automatisk. Dette er fundamentet for vores detaljerede rettighedsstyring, hvor I bestemmer, hvem der har adgang til at se og rette  informationer.

POINT-IN-TIME ARKITEKTUR

CUBES HR har en indbygget Point-in-Time Arkitektur, som er altafgørende i udarbejdelsen af en compliance-manual. Alle ændringer i systemet registreres, og I kan altid finde ud af hvem, der har ændret data, hvad de har ændret, og hvornår de har ændret det. I kan altså se, hvordan organisationen så ud på en bestemt dato tilbage i tiden.